2018年9月5日16时30分及6日11时40分，公司两次召开迎新事项会议。会议由学工办主任王海云主持，学工办副主任侯军英和院辅导员徐超、李圣，实习辅导员邱国洪带领员工会主席团、各部部长及其部员共同参与。
会议确定了迎新各项工作安排和工作流程、志愿者的招募及其工作内容、员工会各部门的前期准备工作和迎新两日的工作安排。
